Katalogas

Administratoriai

Kiekvienai įmonei sukuriamas bent vienas administratorius su teisėmis Super Admin – šis vartotojas gali keisti viską.

Kitos mūsų klientų dažniausiai naudojamos administratorių rolės:

• Groups – gali pilnai valdyti visas grupes ir tik matyti visus vartotojus.

• User Management – gali pilnai valdyti visus vartotojus.

• Services – gali pilnai valdyti visas programas ir katalogo bendrus resursus.

Vienas vartotojas gali turėti kelias administratoriaus roles.

Vartotojai

Vartotojai kuriami po vieną arba pagal CSV sąrašą. Administratorius gali susikurti vartotojus savarankiškai prisijungęs prie Google Admin valdymo pulto arba atsiųsti naujų vartotojų sąrašą mums.  Vartotojų sąrašas turi būti pateikiamas arba kaip Google Sheets skaičiuoklė, arba kaip XLSX failas, arba kaip CSV failas. Pirmoje eilutėje turi būti stulpelių pavadinimai: First Name, Last Name, Email Address, Password. Kitose eilutėse – atitinkamai nurodyti vartotojų duomenys. Jei nenurodysite skirtingų vartotojų slaptažodžių, juos automatiškai sugeneruosime mes ir pakeisime šiame faile.

Rekomenduojamas šablonas (prieš koreguodami, spauskite Failas > Kurti kopiją...): Google Sheet. Paruošę sąrašą, bendrinkite jį su migraciją atliekančių Virtualios erdvės administratoriumi teisėmis Gali redaguoti.

Jei kliento vartotojai valdomi atskirame LDAP serveryje, jie yra sinchronizuojami automatiškai. Paruošiame sinchronizacijai reikalingą Google API prieigą ir kliento Windows serverio administratoriui atsiunčiame instrukciją, kaip turi būti paruoštas LDAP serveris.

Contacts programoje Katalogas rodo visus įmonės vartotojus. Prie vartotojo duomenų galima nurodyti papildomą el. pašto adresą, telefono numerį, adresą, darbo vietą pastate, pareigas, darbo sutarties numerį ir tiesioginį vadovą. Tai yra aktualu didelėms įmonėms su skirtingais padaliniais. Išsamiai vedant visus darbuotojų duomenis, juos galima integruoti į kontaktų knygas SIP telefonuose ir pan.

Išoriniai kontaktai

Jei visiems įmonės vartotojams reikia dažnai bendrauti su tais pačiais išoriniais vartotojais, administratorius gali juos pridėti į Contacts katalogą ir jie bus rodomi kaip bendri kontaktai – nebereikės kiekvienam vartotojui jų susikurti atskirai savo kontaktuose.

Tai galima atlikti tik per API, t.y. tam reikia sukurti integraciją. Tai gali būti naudojama klientų kontaktų importavimui iš CRM ar ERP sistemų. Tuomet vartotojams rašant el. laiškus ar dalinantis Drive dokumentais, šie kontaktai bus rodomi gavėjo laukelio paieškoje.

Resursai

Jei įmonėje yra resursų (susitikimų kambarys, automobilis, projektorius ir pan.), kuriuos vartotojai turi rezervuoti per savo kalendorių, juos sukuria administratorius.

Grupės

Grupės leidžia sukurti el. pašto adresus, kuriais siunčiami laiškai bus pristatyti visiems grupės vartotojams. Taip pat galima dalintis Google Drive dokumentais su visa grupe. Grupes naudoja įmonės, kuriose dirba bent kelios atskiros komandos.

Grupėje nustatoma:

• Kas mato grupėje gautus laiškus.

• Kas gali siųsti laiškus grupei.

• Kas gali valdyti grupės vartotojus.

• Ar grupės vartotojais gali būti vartotojai iš kitų domenų.

Organizacijos struktūros ir grupių sukūrimas

Sub-organizacijos leidžia suskirstyti vartotojus į atskiras grupes ir grupėms taikyti skirtingus programų ir saugumo nustatymus. Sub-organizacijas naudoja didelės įmonės, kuriose dirba labai skirtingų profilių vartotojai, pvz.: administracijos vartotojai ir kurjeriai naudojasi programomis skirtingai, todėl jiems galima nustatyti skirtingas konfigūracijas.

Jei vartotojai bus migruojami iš LDAP serverio, sukuriama identiška organizacijos struktūra. Importuojant vartotojus, jie automatiškai priskiriami toms pačioms sub-organizacijoms.

Jei klientas anksčiau neturėjo organizacinės vartotojų struktūros, bet dabar skirtingi vartotojai turės skirtingus nustatymus, sukuriame reikalingą organizacinę struktūrą. Kuriant vartotojus, jie priskiriami norimai sub-organizacijai.